Thứ bảy, 3/9/2022 | 22:10 GMT+7

Chuyển đổi số trong lĩnh vực Tài chính - kế toán tại Công ty Thủy điện Đồng Nai

Ngày nay các nhà lãnh đạo tài chính thế giới đang tập trung nguồn lực để chuyển đổi chức năng và bắt đầu hành trình hướng đến Tài chính - kế toán 4.0, đặt công nghệ, kỹ thuật số làm cốt lõi của lĩnh vực Tài chính - kế toán trong tương lai. Chuyển đổi số đã và đang đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp hiện nay từ việc hỗ trợ, tối ưu hóa công việc, cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng đến việc cải thiện doanh thu và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số không chỉ tạo nên sức mạnh cho doanh nghiệp mà còn là nhân tố quyết định tính sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ mới.

Chuyển đổi số và lợi ích song hành

Dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn và hỗ trợ từ Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Phát điện 1, Công ty Thủy điện Đồng Nai đã và đang trong quá trình triển khai chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực theo lộ trình đã được đặt ra cho giai đoạn 2022 - 2025.

Đối với lĩnh vực Tài chính - kế toán (TC-KT), Công ty đã triển khai và sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng wed, một trong những phần mềm quản lý hiện đại nhất thế giới hiện nay. Phần mềm giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc, là công cụ hỗ trợ thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. ERP tạo ra cách thức lưu trữ, phân tích dữ liệu thông minh và hệ thống dữ liệu minh bạch, đồng bộ. Nhờ vậy mà nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả. Hiện nay phần mềm đang được tối ưu hóa các phân hệ và quy trình nghiệp vụ để có thể chuyển đổi số một cách toàn diện nhất. Đầu năm 2022, Công ty cũng đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn thuận tiện và dễ dàng hơn, giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn và khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy, thất lạc khi sử dụng hóa đơn giấy.

Công ty cũng đã ứng dụng hệ thống văn phòng số Digital Office (DO) trên nền tảng wed, tablet và smartphone để xử lý công văn, tờ trình và chứng từ thanh toán trên nền tảng trực tuyến. DO giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc, vừa thuận tiện trong công tác lưu trữ và truy xuất, vừa tiết kiệm giấy in, bảo vệ môi trường. Ứng dụng cũng cho phép ký điện tử tạo điều kiện cho việc trình ký và duyệt ký trực tuyến một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và có thể làm việc ở mọi lúc, mọi nơi, không còn khoảng cách về mặt địa lý. Điều này đã được chứng minh đặc biệt hiệu quả và hữu ích trong thời kỳ covid vừa qua. Dưới sự hỗ trợ của hình thức đào tạo trực tuyến E-learning thì việc tiếp cận với thông tin chuyển đổi số cũng trở nên dễ dàng hơn và người dùng có thể được đào tạo trực tuyến cũng như xem lại các bài giảng để tìm hiểu và rèn luyện kiến thức và kỹ năng áp dụng cho quá trình chuyển đổi số.

Thanh toán điện tử trên wed và ứng dụng của ngân hàng cũng đã được Công ty đưa vào sử dụng. Việc thanh toán trực tuyến giúp công việc thanh toán trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và giấy tờ. Mọi thanh toán đều được ký điện tử trực tuyến không còn phải làm hồ sơ giấy và gửi ra Ngân hàng như trước, vừa tốn thời gian và công sức đi lại.

Cùng với Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Phát điện 1, Công ty Thủy điện Đồng Nai cũng đang trong quá trình triển khai kết nối trực tiếp giữa hệ thống ERP và Ngân hàng. Điều này sẽ là bước đột phá lớn trong quá trình số hóa, giúp dữ liệu và thông tin được đồng bộ từ nhập liệu cho đến xử lý, duyệt thanh toán và truy xuất báo cáo. Đặc biệt mọi công việc đều thực hiện trên môi trường số và trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

Một số giải pháp cho quá trình chuyển đổi số

Trước mắt Công ty cần xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để đáp ứng số liệu giao dịch ngày một lớn; ứng dụng công nghệ mới để phân tích, xử lý dữ liệu, đảm bảo an ninh, an toàn về bảo mật. Để đáp ứng yêu cầu này, Công ty cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, lưu trữ các dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính một cách đầy đủ và khoa học.

Đặc biệt, cùng với Tập đoàn và Tổng Công ty Phát điện 1, Công ty chuẩn bị triển khai kết nối hệ thống ERP với Ngân hàng để phục vụ cho quá trình thanh toán điện tử được xuyên suốt và thuận tiện thì cơ sở dữ liệu thanh toán là vô cùng quan trọng. Vì vậy nhân lực TC-KT cần lưu trữ và thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu thanh toán một cách đầy đủ và chuẩn hóa để sẵn sàng cho quá trình kết nối trong thời gian tới. Tránh việc cơ sở dữ liệu thiếu, không chính xác dẫn đến kết nối khó khăn và tốn thêm nhiều thời gian.

Công ty cũng cần chú trọng an toàn, bảo mật thông tin gắn với an ninh mạng trước sự đe dọa tấn công của tội phạm mạng. Các nguy cơ bị mất cắp các dữ liệu, thông tin TC-KT là rất hiện hữu trong môi trường mạng. Đây là một nguy cơ lớn mà các nhân lực TC-KT cần nhận thức được và chuẩn bị cho những vấn đề có thể xảy ra khi ứng dụng các công nghệ mới. Do vậy, cần chú trọng xây dựng hệ thống an ninh mạng, đảm bảo bảo mật cao dữ liệu TC-KT.

Để đáp ứng nhu cầu thay đổi trong quá trình chuyển đổi số, Công ty cần phát triển nguồn nhân lực TC-KT chất lượng cao với nhận thức đầy đủ và kỹ năng tốt, thích ứng được với công nghệ mới. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ TC-KT, các nhân lực TC-KT trong tương lai cũng cần thêm các kỹ năng và kiến thức về luật pháp, công nghệ thông tin, truyền thông và quản lý. Điều này đòi hỏi Công ty cần rà soát, điều chỉnh từng bước các chương trình đào tạo hiện có theo hướng cập nhật nội dung mới và phù hợp, tăng cường các nội dung thực hành nghiệp vụ, kỹ năng liên quan đến ứng dụng chuyển đổi số để hỗ trợ nhân lực TC-KT bổ trợ kiến thức, rèn luyện các kỹ năng cũng như tiếp cận, thích nghi sớm với các công nghệ mới. Đây là yếu tố quan trọng, là nền tảng đem đến thành công cho quá trình chuyển đổi số.

Tổ chức thi đua khen thưởng và khuyến khích nhân lực TC-KT tham gia các cuộc thi ý tưởng, sáng tạo về chuyển đổi số để khơi dậy tư duy và khả năng, lắng nghe chia sẻ, đóng góp ý kiến và tìm kiếm những ý tưởng, giải pháp hay cho Công ty và Tập đoàn.

Nhân lực TC-KT ngoài tìm kiếm các ý tưởng và giải pháp chuyển đổi số thì việc ứng dụng các ý tưởng, giải pháp từ Tập đoàn, Tổng Công ty và các đơn vị trong Tập đoàn vào Công ty mình cũng là rất quan trọng và cần thiết. Nếu có thể ứng dụng các ý tưởng và giải pháp đã có này vào Công ty mình một cách hiệu quả và phát huy thêm tiềm năng của nó thì đó là cũng là thành công của Công ty, giúp tiết kiệm thời gian, chất xám để tìm kiếm những ý tưởng và giải pháp mới khác.

Chuyển đổi số đã trở thành xu thế tất yếu trong cuộc cách mạng 4.0 hiện nay. Nó đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng đi kèm nhiều thách thức. Với sự hỗ trợ từ Công ty, Tổng Công ty và Tập đoàn, nhân lực TC-KT cần nỗ lực hơn nữa và nắm bắt các cơ hội để đẩy nhanh và hoàn thành công cuộc chuyển đổi số, hướng tới doanh nghiệp số trong tương lai.