Từ “Văn phòng điện tử” đến “Văn phòng số”
Công ty Thủy điện Sông Tranh đã áp dụng hệ thống Văn phòng điện tử E-Office từ năm 2015 để số hóa và phát hành văn bản cùng với ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị. Mặc dù có nhiều ưu điểm hơn so với phát hành bản giấy truyền thống, cách làm này vẫn cần phải sử dụng và lưu trữ khá nhiều bản giấy. Từ khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ ra đời đã mở ra hành lang pháp lý vững vàng cho công cuộc chuyển đổi số mạnh mẽ. Cùng với đó Chỉ thị 5288/CT-EVN ngày 05/08/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính; quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam là một dấu ấn khởi đầu cho công cuộc cải cách hành chính mạnh mẽ sâu rộng trên các lĩnh vực công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam mà Tổng công ty Phát điện 1 là một trong các đơn vị tiên phong thực hiện nhiệm vụ này.
Cuối năm 2021, được sự cho phép của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng công ty Phát điện, Công ty Thủy điện Sông Tranh đã chuyển đổi thành công mô hình Văn phòng điện tử E-Office sang mô hình Văn phòng số D-Office. Việc ứng dụng D-Office đem lại hiệu quả nổi bật trong công tác ký số, phát hành văn bản, quản lý công việc và lập hồ sơ, lưu trữ văn bản trên môi trường số. Các con số ghi nhận 06 tháng đầu năm 2022 khá ấn tượng: tỷ lệ văn bản đến điện tử đạt 96% tổng số văn bản, tỷ lệ văn bản đi đạt 91% tổng số văn bản, 100% văn bản được lập hồ sơ công việc điện tử và 100% văn bản được luân chuyển qua môi trường số (trừ các văn bản không được số hóa theo quy định).
Văn thư Công ty đang xử lý văn bản đi, đến qua phần mềm D-office
Chia sẻ trong việc áp dụng văn phòng số trong công tác văn thư, lưu trữ, chị Nguyễn Thị Hồng Hưng - Cán bộ văn thư của Công ty nói “việc áp dụng văn phòng số giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Giúp giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; chi phí đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, không còn cảnh rối bời khi hàng ngày phải xử lý một đống giấy tờ công văn đi, đến, từ khi áp dụng văn phòng số, bản thân cảm thấy công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều, có nhiều thời gian để đọc và nghiên cứu thêm các văn bản, các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ. Còn chị Lê Thị Hồng - Cán bộ văn phòng vui vẻ tâm sự “Trước đây, mỗi khi nhìn lịch công tác tuần mà có Hội nghị truyền thông, hội nghị tổng kết hay các lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ là thấy ớn vì phải chuẩn bị lượng lớn tài liệu bản giấy, thời gian đứng máy photo, đóng tập tài liệu rất lâu, nhiều hội nghị với số lượng đại biểu đông, công tác photo đóng tập phải làm tăng ca, thậm chí làm đến tối muộn mới hoàn thành. Từ năm 2020, khi Công ty áp dụng văn phòng số, các tài liệu phục vụ hội nghị đã được cung cấp đến từng cá nhân qua mã QR code, bản thân chị có nhiều thời gian hơn để thực hiện công tác 5S, công tác chuẩn bị phòng họp, hội trường và công tác hậu cần khác được chu đáo hơn.
Chị Nguyễn Thị Hồng Hưng - Văn thư Công ty đang xử lý công việc trên D-office
Đi cùng với việc triển khai Văn phòng số, các hoạt động chuyển đổi số trong công tác văn phòng cũng được đẩy mạnh, điển hình như phòng họp không giấy, phòng họp trực tuyến, số hóa quy trình đăng ký lịch xe, lịch tuần, số hóa các bảng đăng ký công việc, chấm điểm văn hóa doanh nghiệp, chấm điểm đánh giá kết quả thực hiện công việc tháng, quý, năm…. và các hoạt động chỉnh lý, số hóa, khai thác tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, Phòng họp trực tuyến đã góp phần to lớn trong việc hoàn thành kế hoạch nhiệm vụ năm 2020 và 2021 của Công ty trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát mạnh mẽ trên cả nước, nhiều địa phương phong tỏa trong thời gian dài, việc chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất qua hệ thống hội nghị truyền hình, zoom với hàng chục cuộc họp trực tuyến qua hệ thống hội nghị truyền hình, hàng trăm cuộc họp nội bộ qua phần mềm Zoom đã tháo gỡ được mọi vướng mắc trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của Công ty.
Các cuộc họp nội được tổ chức trực tuyến qua Zoom góp phần quan trọng trong việc chỉ đạo điều hành sản xuất của Công ty
Ảnh 2: CBCNV tập trung chỉnh lý hồ sơ phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự
Chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự từ lâu đã trở thành xu thế của các doanh nghiệp thời đại công nghệ 4.0, trong đó có Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Hòa nhập với xu thế của thời đại, tại Công ty Thủy điện Sông Tranh, bên cạnh chuyển đổi số trong công tác văn phòng, chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự cũng được ưu tiên đẩy mạnh. Các hồ sơ, lý lịch nhân sự, hồ sơ đào tạo, nâng lương, nâng bậc, quá trình công tác, quá trình bổ nhiệm, quy hoạch cán bộ, quản lý sức khỏe người lao động… đều được số hóa và cập nhật thường xuyên trên phần mềm quản lý nhân sự HRMS (Human Resource Management Systems) . Nhờ vậy, việc khai thác các thông tin cá nhân của người lao động phục vụ công việc được nhanh chóng, thuận lợi và có tính bảo mật cao so với phương pháp quản lý nhân sự truyền thống.
CBCNV Công ty đang thao tác trên trên phần mềm quản lý nhân sự HRMS (Human Resource Management Systems)
Vừa qua, dưới sự cho phép và hướng dẫn của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty Thủy điện Sông Tranh đã cài đặt áp dụng chữ ký số EVNCA để ký số các báo cáo lao động thu nhập, báo cáo cán bộ và báo cáo sức khỏe trên HRMS đem lại sự thuận tiện và hiệu quả pháp lý cao trong công tác quản lý lao động.
Cùng với sự nở rộ của phong trào chuyển đổi số trên toàn Tổng công ty Phát điện 1 nói riêng và Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói chung, phong trào chuyển đổi số tại Công ty Thủy điện Sông Tranh cũng diễn ra hết sức mạnh mẽ giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Công tác hành chính, văn phòng và quản lý nhân sự cũng không nằm ngoài dòng chảy đó. Cùng với sự quyết tâm mạnh mẽ của CBCNV Công ty Thủy điện Sông Tranh, phong trào chuyển đổi số trên nhiều mặt hoạt động của đơn vị cũng hứa hẹn nhiều đột phá trong giai đoạn 2022-2025 và những năm tiếp theo./.